Sistema de facturación para distribuidoras

¿Qué debe tener un sistema de facturación para distribuidoras?

Una distribuidora no vende en mostrador. Recibe pedidos por teléfono o por mensaje, prepara la mercadería en bodega, la despacha en camión y cobra días después. El mismo producto tiene un precio para la tienda de barrio, otro para el minimarket y otro para el subdistribuidor de otra provincia. Un sistema de facturación para distribuidoras debe ordenar ese recorrido completo, desde la cotización hasta el cobro, sin que el inventario ni la cartera se descuadren.

• Listas de precios por tipo de cliente: detallista, mayorista o subdistribuidor.
• Cotizaciones que pasan a factura cuando el cliente confirma el pedido.
• Guías de remisión electrónicas para cada despacho.
• Crédito y cuentas por cobrar con abonos y anticipos.
• Varias bodegas con transferencias y kardex por producto.
• Retenciones a proveedores y registro de las que te hacen tus clientes empresa.

Funciones de Wanqara para tu distribuidora

Precios por tipo de cliente

Creas listas de precios y asignas a cada cliente la que le corresponde. Cuando facturas a una tienda de abarrotes de Durán o a un restaurante del centro de Guayaquil, el sistema aplica el precio acordado y tu equipo no tiene que memorizar tablas ni calcular descuentos a mano. Las listas de precios están disponibles desde el plan Pro.

Cotizaciones que se convierten en factura

El comprador de un hotel te pide precio por 40 cajas de agua y 20 de gaseosa. Armas la cotización con esos productos y, cuando la aprueba, la conviertes en factura sin volver a digitar cantidades ni precios (plan Max). Queda el registro de lo que ofreciste y de lo que finalmente vendiste.

Despachos con guía de remisión

La mercadería que sale en tu camión hacia Milagro o Daule viaja con su guía de remisión, que Wanqara emite como comprobante electrónico desde el plan Max. Con la facturación administrativa facturas desde la oficina o desde cualquier bodega sin abrir una caja, algo práctico cuando el pedido se arma lejos del punto de venta.

Crédito, cartera y anticipos

Las ventas a crédito quedan en cuentas por cobrar y registras cada abono a medida que el cliente paga. Si un cliente adelanta dinero para asegurar un pedido grande, lo registras como anticipo a su nombre. Tesorería y cuentas por pagar completan la foto de lo que entra y lo que sale (desde el plan Pro).

Compras por XML, bodegas y sucursales

Cargas el XML de la factura electrónica de tu proveedor y los productos con sus costos entran al inventario sin digitar. Mueves mercadería entre bodegas con transferencias, revisas el kardex de cada producto y haces toma física al cerrar el mes. El plan Max incluye bodegas ilimitadas y 2 sucursales; si abres más puntos, la suscripción Sucursales ilimitadas (USD 200 al año) unifica el stock de todos.

Facturación electrónica SRI para distribuidoras

Una distribuidora emite más tipos de comprobantes que una tienda: facturas, notas de crédito por devoluciones o producto en mal estado, guías de remisión y comprobantes de retención para sus proveedores. Las retenciones que te hacen tus clientes empresa también quedan registradas en el sistema. Desde el 1 de enero de 2026 los comprobantes electrónicos se transmiten al SRI en el momento de su emisión; Wanqara los firma y los envía automáticamente, y el cliente recibe el XML y el PDF en su correo. Revisa la guía de facturación electrónica en Ecuador.

¿Qué plan elegir para una distribuidora?

• Plan Max (USD 28 al mes o USD 268,80 al año): el recomendado para distribuidoras. Comprobantes y usuarios ilimitados, cotizaciones, guías de remisión, facturación administrativa sin caja, bodegas ilimitadas y 2 sucursales.
• Plan Pro (USD 20 al mes): para una distribuidora pequeña que emite hasta 100 comprobantes al mes y todavía no trabaja con cotizaciones ni guías. Incluye listas de precios, retenciones, compras por XML, cuentas por cobrar y 3 bodegas.
• Plan Ultra (USD 34 al mes): todo lo de Max más todas las suscripciones adicionales, como Sucursales ilimitadas o Multinegocio si manejas dos giros bajo el mismo RUC.

El plan Lite, con 20 comprobantes al mes, se queda corto para la mayoría de distribuidoras. Todos los planes incluyen capacitaciones virtuales, soporte remoto y las actualizaciones del SRI sin costo. Compara los planes y precios y las suscripciones adicionales.

Empieza en tres pasos

1. Crea tu cuenta y prueba 1 mes gratis con las funciones del plan Max.
2. Importa desde Excel tu catálogo y tu lista de clientes; si necesitas apoyo, un técnico de Wanqara te acompaña.
3. Configura tus bodegas y tu impresora, y emite tu primera factura con su guía de remisión.

Si además atiendes al público en un local, mira el sistema de facturación para micromercados. Para entender cómo cada venta mueve el stock, lee facturación e inventario.