Sistema de facturación para cafeterías

¿Qué necesita un sistema de facturación para cafeterías?

En una cafetería los pedidos son pequeños y muchos: un americano para llevar, dos capuchinos y un brownie en la mesa cuatro, un grupo de estudiantes que quiere pagar cada uno lo suyo. Si el mesero anota en papel y grita el pedido a la barra, se pierden órdenes y la caja no cuadra al cerrar. Un sistema de facturación para cafeterías conecta la mesa, la barra y la caja, y emite el comprobante del SRI sin hacer esperar al cliente.

• Toma de pedidos en la mesa desde un celular o una tablet.
• Comandas claras para la barra y para la cocina.
• Recetas para controlar café, leche, jarabes y demás insumos.
• Cuentas divididas cuando cada persona paga lo suyo.
• Promociones por horario, como el café de la tarde o el happy hour.
• Cierre de caja con el detalle por forma de pago.

Funciones de Wanqara para tu cafetería

Pedidos en mesa y comandas

Con la suscripción Restaurantes tus meseros usan la app de toma de pedidos en mesa desde el celular o la tablet, y la comanda se envía a la barra o a la cocina. Nadie camina con papelitos ni repite el pedido dos veces. Si agregas la suscripción Comandas KDS, las órdenes aparecen ordenadas en una pantalla y controlas el tiempo de atención de cada una, algo que se nota en la hora del café de media mañana.

Recetas y stock de ingredientes

Registras la receta de cada bebida y de cada plato: cuántos gramos de café lleva un expreso, cuánta leche un latte, qué lleva el sánduche de la casa. El stock de ingredientes se controla por receta o por presentación, y los reportes de inventario te muestran qué insumos se están acabando antes de que un cliente pida algo que ya no puedes preparar.

Cuentas divididas y cortesías

Cuando una mesa pide la cuenta por separado, la divides y cobras a cada persona con la forma de pago que prefiera: efectivo, tarjeta o transferencia. Wanqara también permite registrar cortesías, por ejemplo el postre para un cliente que está de cumpleaños.

Happy hour y promociones por día y hora

Desde el plan Pro configuras descuentos y promociones que se aplican en días y horarios específicos: un happy hour de 16:00 a 18:00, un descuento en frappés los miércoles o un precio especial en el desayuno. También armas combos con precio propio, como café con croissant o jugo con sánduche.

Caja, turnos y usuarios

Cada cajero abre y cierra su caja, y al terminar el turno ves cuánto entró por cada forma de pago. Con roles y permisos defines qué puede hacer el mesero y qué solo el administrador, por ejemplo quién puede anular una venta. Los informes en tiempo real te muestran qué bebidas y postres se venden más, desde el celular aunque no estés en el local.

Facturación electrónica SRI para cafeterías

Desde el 1 de enero de 2026 los comprobantes electrónicos se transmiten al SRI en el momento de su emisión. En Wanqara eso ocurre al cobrar la mesa: la factura se firma con tu firma electrónica, se envía al SRI y el cliente la recibe en su correo con el XML y el PDF. Si el cliente pide factura con sus datos, buscas su cédula o RUC en el catastro del SRI y los datos se completan solos; si no, emites a consumidor final. Si se cobró un producto que no salió, emites la nota de crédito y queda el respaldo.

¿Qué plan elegir para una cafetería?

• Cafetería pequeña o de paso: plan Lite (USD 6 al mes): 20 comprobantes al mes y 2 usuarios simultáneos. Sirve para empezar si vendes poco con factura.
• Cafetería con mesas y promociones: plan Pro (USD 20 al mes): 100 comprobantes al mes, 4 usuarios, descuentos por día y hora, kardex y compras por XML.
• Cafetería con mucho movimiento o dos locales: plan Max (USD 28 al mes): comprobantes y usuarios ilimitados y 2 sucursales.
• Todo incluido: plan Ultra (USD 34 al mes), con todas las suscripciones adicionales, incluidas Restaurantes y Comandas KDS.

Para la app de pedidos en mesa, las comandas y las recetas necesitas la suscripción Restaurantes (USD 30 al año), que se contrata aparte si no tienes Ultra. Mira el detalle en suscripciones adicionales y en planes y precios. Si además sirves almuerzos o platos a la carta, revisa el sistema de facturación para restaurantes.

Empieza en tres pasos

1. Crea tu cuenta y activa 1 mes gratis.
2. Importa tu menú desde Excel y registra las recetas de tus bebidas; nuestros técnicos te ayudan.
3. Conecta la impresora de comandas, la impresora térmica y la gaveta de dinero, y abre la caja.